Plateforme collaborative Clarisse

Comment organiser la gestion des documents dans une entreprise ?

Dans le monde professionnel moderne, l'organisation des documents est une nécessité cruciale pour les structures. Que ce soit pour des raisons de conformité réglementaire, de sécurité des données ou simplement pour une meilleure efficacité opérationnelle, la gestion documentaire joue un rôle trop souvent mis de côté et qui pourtant à un impact considérable dans le fonctionnement quotidien des entreprises. Face à ce nouveau défi, la Gestion Électronique de Documents (GED) émerge comme une solution incontournable.

Quel est le principe de la GED ?

La Gestion Électronique de Documents (GED) est une solution qui permet à une structure de mieux organiser et gérer vos documents numériques. Grâce à un outil GED comme Clarisse, les entreprises peuvent avoir une meilleure gestion de leur “bazar” documentaire et ainsi éviter les pertes ou le vol de données non structurées. Car n’oublions pas, que c’est extrêmement important d’être conforme au RGPD à défaut de recevoir des amendes de la CNIL.

Quelles sont les données non structurées ?

Les données non structurées ou informations non structurées sont représentées sous la forme de fichiers qui sont stockés sur des serveurs de fichiers, des outils comme Google Drive, SharePoint et des disques durs pour ne citer qu’eux et très souvent on parle de fichiers Word, Excel, PDF, mails, etc.

Qu'est-ce que la classification des documents ?

La classification des documents c’est l’organisation des documents dans des catégories logiques pour faciliter l’accès, la gestion et l’archivage. Pour faire simple c’est comme ranger vos documents dans des trieurs bien spécifiques. C’est primordial, afin d’avoir une optimisation opérationnelle et d’être en conformité auprès des autorités.

Par exemple, le logiciel Clarisse, propose un moteur de recherche des fichiers, qui va directement retrouver votre mot de recherche même à l’intérieur des documents et pas seulement dans les titres que vous leur avez donnés. L’avantage est que vous aurez également une fonctionnalité de versioning, ce qui est très pratique pour s’y retrouver dans les différentes versions de vos documents quand on fait de la collaboration. 

Vous l’aurez compris, une solution comme Clarisse à pour but de vous faciliter la vie au travail et ne plus perdre de temps à trouver les bonnes données, les bons contrats, les fiches de paye pour vos salariés, etc.

Comment classer les documents électroniques ? 

• Classement innovant : Abandonnez le classement par arborescence traditionnel basé sur la logique de celui qui l’a créé. Or chacun pense différemment et nous n’avons pas tous la même logique. Essayez le classement par métadonnées, c’est-à-dire, les tags, les dates, les auteurs, etc.

• Centraliser les données : Évitez les systèmes qui décentralisent le partage de données. Ces systèmes peuvent créer des doublons de fichiers et offrir des failles de sécurité exploitées par des individus malintentionnés. 

• Uniformiser les méthodes de gestion de documents : Appliquez une méthode de gestion homogène pour l'ensemble de l'organisation. Une approche uniforme assure que tous les employés suivent les mêmes procédures, ce qui renforce l'efficacité et réduit les erreurs ou les confusions.

Quels sont les bénéfices de la GED pour l'ensemble des entreprises ?

Gain de temps

Comme expliqué un peu précédemment, un logiciel GED simplifiera vos tâches administratives grâce à son automatisation. Il permettra à votre entreprise de se concentrer sur des choses qui ont de l’importance à plus forte valeur ajoutée. 

Conformité au près de la CNIL

Avec l'accent mis sur la conformité au RGPD et les réglementations relatives à la protection des données, un logiciel GED assure que les entreprises respectent ces normes. Clarisse aide à maintenir la conformité, notamment en gérant les durées de conservation des documents et en sécurisant les informations personnelles.

Renforce la sécurité de vos données

Nous vivons actuellement dans une époque ou les cyberattaques n’ont jamais été aussi nombreuses. Malheureusement, nous réagissons souvent trop tard, une fois que le mal est fait. C’est pourquoi Clarisse préfère prévenir plutôt que guérir. Son logiciel GED renforce la sécurité des documents via un chiffrement des données et une bonne gestion des accès. Vous éviterez ainsi les pertes, vols ou fuites données et dormir sur vos deux oreilles n’aura jamais été aussi vrai. 

Réduction des coûts

Un logiciel de GED contribue à une réduction des coûts liés à la gestion des documents. En effet, vous aurez moins de papier, moins de stockage physique et plus de temps à consacrer à des tâches qui comptent pour votre structure, ce qui traduit sur le long terme, par de fortes économies pour l’entreprise. 

Comment la GED contribue-t-elle à la conformité RGPD ?

La Gestion Électronique de Documents joue un rôle essentiel dans la conformité au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD), notamment en offrant des fonctionnalités complètes pour gérer et protéger les données personnelles. Néanmoins, chaque outil est différent et ne propose pas les mêmes fonctionnalités. Mais, Clarisse est une solution complète qui répond aux besoins de conformité RGPD des organisations : 

• Reporting des actions 

• Gestion des durées de conversation

• Gestion des habilitations

• Edition des registres de traitement

• Identification des documents RGPD

• Gestion du droit à l’oubli

Pour conclure

La Gestion Électronique de Documents (GED), incarnée par des solutions comme Clarisse, est plus qu'un simple outil de gestion documentaire. Elle représente une transformation stratégique pour les entreprises, leur permettant de naviguer efficacement dans l'ère numérique. En abordant des aspects cruciaux tels que l'organisation, la sécurité, la conformité et l'efficience.

Le logiciel Clarisse répond à toutes les organisations, que ce soit, les entreprises en passant par les secteurs médico-sociaux et les administrations, l’objectif et faire prospérer toute organisation qui souhaite se développer de manière durable.

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