Comment fonctionne un MDM (Mobile Device Management) ?

Le Mobile Device Management, ou MDM, sont des solutions de gestion informatique qui permettent de sécuriser et de gérer une flotte d'appareils mobiles pour une entreprise et une école. Ces solutions sont de plus en plus utilisés également dans les lieux scolaires, afin de faciliter l'utilisation des appareils mobiles utilisés par les étudiants et les professeurs, que par les entreprises qui souhaitent avoir plus de contrôle sur les employés.

Quel est l'objectif de la MDM ?

Le MDM permet de mutualiser et de conduire la configuration et les fichiers d'une flotte appareils mobiles gérés dans le cadre d'une classe mobile, ainsi que de contrôler l'utilisation d'un appareil à distance grâce à des terminaux. Cela peut être assez utile dans le contexte scolaire, où il faudra bien maintenir un certain niveau de sécurité et de contrôle sur chaque appareil qui est utilisé par les utilisateurs pour accéder à toute l'informatique de l'école. En plus de sécuriser un établissement, il est utilisé pour d'autres services et fonctionnalités comme gérer les silos de données, c'est-à-dire les différentes sources dans une organisation. Grâce à cette mise en place, il est possible de mettre en commun l'ensemble de ces éléments et de les rendre accessibles de manière plus efficace, pouvant être plutôt utile pour les professeurs et les étudiants qui doivent accéder à de nombreuses informations différentes.

Il peut aussi servir pour mettre en place un système de gestion de données maître (ou Master Data Management), appelé PIM (ou Product Information Management). Ce système offre la capacité de maîtriser les éléments des "produits" dans un lycée, ce qui peut être particulièrement utile pour gérer les différents cours d'une ou de plusieurs classes, les ressources pédagogiques, les applications ou des événements au sein de l'établissement scolaire. Si certains diront qu'il s'agit d'une utilisation détournée de cet outil, qui est aussi destiné aux entreprises ayant besoin de donner des informations sur leurs produits, cela s'applique au contexte du numérique éducatif.

Enfin, certaines solutions de Mobile Device Management permettent également de mettre en place une gestion à "zero touch", c'est-à-dire une gestion automatisée des dispositifs mobiles. C'est notamment très pratique pour gérer rapidement et efficacement les smartphones et les tablettes mobiles utilisées par les étudiants et les professeurs au sein d'une université ou d'un lycée.

Comment mettre en place un MDM ?

Il existe différentes manières d'implémenter un système MDM informatique dans des établissements scolaires et une entreprise, qui peuvent demander de s'adapter pour certains intervenants. Certaines sociétés comme Jamf, TinyMDM, ou même Apple sur MacOS ou iOS ont d'ailleurs décidé de se spécialiser sur ce créneau, pour que chaque device (appareils mobiles smartphones, tablettes Android et ordinateurs par exemple) dispose d'un logiciel améliorant la productivité. Quel que soit le mode de fonctionnement retenu, le service informatique devra prendre en compte des paramètres précis pour assurer le succès de ce projet.

Le premier mode d'implémentation consiste en un simple enregistrement des smartphones et des tablettes mobiles au sein d'un référentiel centralisé. Ce mode a peu d'intérêt sur l'opérationnel, car il ne s'agit que d'un simple enregistrement. Si vous avez besoin de sécuriser une école, un lycée ou une entreprise ce n'est pas forcément la solution la plus appropriée pour vous.

Le deuxième mode d'implémentation est la consolidation de data pour du reporting au niveau groupe. Ce mode d'implémentation est par exemple idéal pour une université qui comprend plusieurs filiales, ou pour une entreprise qui comporte plusieurs pôles chacun ayant son propre système informatique. Le Mobile Device Management peut être utilisé pour centraliser et transcoder les fichiers grâce au réseau de chaque filiale, sans que cela ne soit trop impactant pour les différents corps de métier.

Le troisième mode d'implémentation, appelé co-existence, permet d'unifier les données dans l'intégralité du système d'information de l'établissement scolaire et de l'entreprise. Cela implique de revoir les processus métiers pour s'adapter à cette unification, et nécessite une synchronisation efficace entre les différents systèmes. Néanmoins, les bénéfices peuvent être importants, car ce mode permet de centraliser les résultats sur les exercices et les présentations vues en cours en temps réel, pour les rendre disponibles depuis n'importe quel appareils mobiles pour chaque utilisateur.

Enfin, le dernier mode d'implémentation, appelé centralisé, est le plus impactant pour les entreprises et pour les établissements scolaires, mais les apports peuvent être bénéfiques. Il consiste à gérer l'intégralité du cycle de vie uniquement dans le système MDM, ce qui nécessite une acculturation et un accompagnement des métiers. Cela permet également de simplifier le travail de lineage et de rendre la version de vérité, ou "Golden Record", toujours disponible dans le système. Ce mode est particulièrement adapté dans les établissements scolaires à fort enjeux réglementaires. Dans les faits, cela permet de mettre en place d'un système centralisé qui gère l'intégralité des documents de l'école, comme les fiches sur les étudiants, les professeurs et les cours. Cela demande, en revanche, un travail de mise à jour minutieux de la part des professeurs et de l'équipe MDM informatique.

Comment choisir un MDM ?

Lorsqu'une entreprise et une école cherche à choisir un système de gestion de données maîtresse, il y a plusieurs points à prendre en compte. Tout d'abord, le MDM doit être capable de consolider et de qualifier la data provenant de différentes applications ou logiciels. Cela permettra d'avoir un véritable référentiel qui est complet et précis, mais il est également important que cette solution soit adaptée à la nature des données à gérer et qu'elle offre des règles qui soient très précises pour répondre aux nécessités des écoles et entreprises.

Il doit être capable de s'occuper de l'exploitation et du déploiement des volumes d'archives croissants et de manière efficace, sans compromettre la qualité de celles-ci. Enfin, le ​​Mobile Device Management doit permettre un traitement souple mais qui reste rigoureux, avec une traçabilité adéquate et des règles de validation adaptées, surtout pour des situations critiques.

Cela peut impliquer de consulter les avis d'autres écoles à proximité, d'entreprises ayant fait une installation similaire, ou de faire appel à un conseiller MDM informatique pour obtenir des conseils sur les différentes options informatiques disponibles. Une fois que le MDM aura été choisi pour un établissement scolaire, il est ainsi important de sécuriser l'école en utilisant des accessoires et autres équipements tels que des cadenas à code, des armoires à clés ou des casiers de rangement. Les meubles de rangement et de stockage peuvent aussi être utilisés pour garder tous les smartphones et les tablettes en sécurité lorsqu'ils ne sont pas utilisés dans les salles de cours ou de classe.

En résumé, le choix d'un MDM pour une école et une entreprise nécessite une réflexion approfondie sur les besoins précis de la structure et sur les options disponibles sur le marché. S'il est par ailleurs important de sécuriser adéquatement les datas stockées de l'école avec des mesures de sécurisation appropriées, en prenant le temps de bien faire les choses, l'école et l'entreprise peut être sûre d'avoir choisi la solution qui correspond au mieux à ses besoins.