Numérique responsable en entreprise : les bonnes pratiques
Réaliser un guide pratique des achats numériques responsables sans aborder la thématique des bonnes pratiques en matière de numérique responsable ne saurait être un guide complet.
Car en réalité, la dématérialisation et le numérique, bien qu’impalpables, sont tout sauf immatériels. Ces procédés supposent l’utilisation de matériels informatiques divers, qui utilisent des ressources réelles pour leur fabrication et leur utilisation. En outre, tout équipement et toute activité humaine ont un impact sur leur environnement direct et indirect.
La pollution numérique existe. Selon Green IT, l’empreinte numérique représente, chaque année, une émission de 1 500 tonnes de CO2 (soit 3,7 % des gaz à effet de serre au niveau mondial), une consommation de 7,8 milliards de m³ d’eau et 21 % de l’électricité d’une entreprise, dont les deux tiers en période d’inactivité (chiffres de l’ADEME).
Découvrez les bonnes pratiques, assez simples à mettre en œuvre, permettant de réduire l’impact environnemental des entreprises.
Les bonnes pratiques d’un point de vue matériel
La transition numérique des entreprises n’est plus une opportunité, mais une nécessité, car le numérique est devenu un levier majeur de compétitivité et de performance : amélioration des conditions de travail, automatisation des tâches (dont les activités dangereuses), capacités d’innovation, gain de temps et économies, etc.
Sans action, la pollution numérique peut à terme annuler les effets positifs du numérique, d’où l’importance pour une entreprise de savoir se poser les bonnes questions.
Comment réduire la consommation électrique d’un ordinateur ? Comment utiliser le numérique pour mettre en place des actions en faveur du numérique responsable ? Est-il intéressant de recourir à un label, comme Green It ou le label NR, pour être accompagné dans une telle démarche ?
Les questions sont nombreuses, mais heureusement, les solutions en matière de gestion du matériel le sont également, avec par exemple :
- l’allongement de la durée de vie du matériel et son réemploi (reconditionnement par exemple), plutôt qu’un recyclage (très consommateur en ressources naturelles non renouvelables et en énergie), permettant de réduire jusqu’à 20 % du bilan de gaz à effet de serre pour le réemploi et d'améliorer jusqu’à 50 % du bilan environnemental en multipliant par 2 la durée de vie d’un appareil ;
- la mutualisation des équipements professionnels et personnels, quand cela est possible, avec par exemple un téléphone portable double carte Sim pour que les salariés n’aient qu’un seul smartphone et non deux ;
- l’éco-conception d’outils numériques internes (application, site internet ou autre outil numérique) permettant de limiter la multiplication d’outils collaboratifs (Google Drive, Dropbox, Intranet, etc.), et donc le temps passé à alimenter chacun de ces supports et le stockage d’un même document dupliqué sur les différentes plateformes ;
- la mise en place d’une politique d’achats responsables (écologiques, éthiques, solidaires) en faveur d’équipements reconditionnés, de logiciels durables, de consommables verts, etc.
Le suréquipement en entreprise est devenu une pratique courante, que cela concerne le matériel informatique ou les applications et logiciels. Il s’agit d’un levier d’action simple et pour lequel les résultats sont réels et rapides.
En favorisant la réparation et la maintenance des matériels informatiques (mise à jour et évolutivité), au lieu du remplacement intégral du parc informatique, l’entreprise peut alors espérer de sérieuses économies en argent et en temps (réinstallation de tous les périphériques, applications, code d’accès, raccourcis bureau, etc.).
Les bonnes pratiques d’un point de vue humain
Disposer d’un appareil éco-responsable est une bonne base, mais le numérique responsable passe également par une bonne utilisation dudit équipement. Cela implique donc le changement de certaines habitudes de travail, héritées d’une pratique désormais désuète dans notre époque actuelle.
Comment minimiser l’impact écologique des impressions ? Comment optimiser la gestion des emails en entreprise ? Comment réduire la consommation électrique d’une entreprise ? Voici autant de questions auxquelles le numérique responsable apporte des solutions.
- Configurer la mise en veille des appareils électriques après un certain temps d’inactivité, tels que les ordinateurs ou imprimantes. Une imprimante consomme 80 % de son énergie lorsqu’elle est en mode « en attente ».
- Acheter des appareils multifonctions (par exemple un photocopieur à la fois scanner et imprimante) permet de consommer jusqu’à 50 % d’énergie en moins que 3 appareils distincts.
- Sensibiliser au tri de déchets et à leur collecte (comme les cartouches d’encre, le toner ou le papier), afin de permettre leur recyclage et réemploi (remplissage des cartouches vides par exemple).
- Imprimer de manière responsable en limitant le nombre d’impressions et en optimisant la mise en page (mode brouillon, suppression des pages vierges ou espaces perdus, réduction de la taille de la police, suppression des images inutiles, etc.).
- Réduire l’utilisation des emails à l’aide d’outils de communication interne et externe adaptés, ou des plateformes de travail collaboratives, ce qui permet également d’éviter le stockage d’un même document en plusieurs exemplaires, ainsi que la multiplication de versions différentes. Les emails dans une entreprise de 100 personnes représentent pas moins de 13,6 tonnes d’émission de CO2 par an.
Intégrer des pratiques de numérique responsable peut paraître restrictif et chronophage de prime abord, mais en réalité, elles permettent de gagner du temps et de réduire la charge de travail : moins d’emails inutiles à traiter, moins de déplacements jusqu’au photocopieur pour récupérer les documents imprimés, moins de classements et d’archivage des documents imprimés, moins de commandes de fourniture à réaliser, etc.
Sensibiliser les collaborateurs et partenaires de l’entreprise
Mettre en place de bonnes pratiques en faveur du numérique responsable, telles que celles énumérées ci-dessus, est une bonne chose, à la condition seulement que toutes les parties prenantes de l’entreprise y contribuent.
Mais, plus qu’une obligation imposée par l’entreprise, il est préférable que le numérique responsable soit davantage introduit comme une valeur fondamentale et même une culture d’entreprise.
Les collaborateurs et partenaires ne doivent pas être soumis, mais convaincus. Pour cela, l’entreprise doit communiquer, sensibiliser et éduquer pour favoriser l’adhésion et fédérer autour d’un enjeu commun. Les possibilités sont plurielles et peuvent induire de la cohésion, comme :
- l’organisation de réunions de travail à chaque niveau de l’entreprise et pour chaque activité de l’entreprise, afin que les collaborateurs définissent par eux même ce qui peut être fait à leur niveau sans impacter leur travail ;
- la diffusion d’un guide des bonnes pratiques, ou une formation interne, afin de donner des actions concrètes et simples à réaliser au quotidien ;
- un rapport annuel sur les gains et résultats obtenus grâce au numérique responsable, pour apporter la preuve d’une telle démarche et maintenir ou renforcer l’adhésion de tous ;
- un travail de concertation de l’entreprise et de ses partenaires (fournisseurs, prestataires de service, etc.), pour la mise en place de nouveaux processus ou actions en faveur du numérique responsable (charte relations fournisseurs et achats responsables, par exemple) ;
- etc.
Intégrer une démarche numériquement responsable au sein d’une entreprise demande du temps et une remise en question des pratiques quotidiennes. C’est pourquoi il ne faut pas interpréter cette mise en œuvre comme une perte de temps, réalisée au détriment d’activités jugées comme plus prioritaires, car plus rentables. Le numérique est avant tout un investissement sur l’avenir.
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